Une fiche de cadrage décision décrit, sur une seule page, une décision que votre entreprise prend souvent : qui la prend, quelles options existent, sur quels critères on tranche, ce qui doit toujours remonter à une personne et ce que coûte une erreur. Elle ne sert pas à décider à votre place. Elle sert à rendre visible une façon de décider qui, souvent, n’existe que dans la tête d’une personne.
C’est la première étape recommandée par le guide quelles décisions métier automatiser avec l’IA : avant de parler d’outil, décrire la décision la plus coûteuse en une page, avec la personne qui la prend. Cette page vous donne la méthode, un exemple rempli, les erreurs à éviter et un formulaire qui met votre fiche en forme, ou un modèle vierge à imprimer.
À quoi sert une fiche de cadrage décision
Dans une petite entreprise, beaucoup de décisions répétitives se prennent « au feeling » : accepter un devis, relancer un client, prioriser une demande, orienter un message. Tant que la même personne décide, cela fonctionne. Les difficultés apparaissent quand elle s’absente, quand l’équipe grandit, ou quand vous envisagez de confier une partie du travail à un outil. Personne ne sait alors exactement quelles règles appliquer.
| Situation | Ce que la fiche apporte | Étape suivante |
|---|---|---|
| Vous envisagez d’automatiser une décision | Des options et des critères écrits, que l’on peut comparer à ce qu’un outil ferait | Grille déléguer ou garder |
| Deux personnes décident différemment | Une base commune pour discuter des critères plutôt que des cas | Réunion courte, fiche imprimée |
| Une absence, un départ, une embauche | Une passation écrite de la façon de décider | Fiche rangée avec les procédures |
| Une décision vous prend trop de temps | Une vue claire de la fréquence et des cas qui bloquent | Calculateur de gain de temps |
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La fiche convient mal aux décisions uniques et stratégiques, comme un investissement ou un recrutement : elle est pensée pour une décision qui revient au moins chaque semaine, avec des options à peu près toujours les mêmes.
La méthode en six étapes
- Choisir une seule décisionUn verbe et un objet : « accepter ou refuser une demande de devis », pas « gérer les devis ».
- Relire une dizaine de cas récentsLes derniers e-mails ou dossiers traités : ce qui a vraiment été décidé, et pourquoi.
- Lister trois ou quatre optionsSans oublier « demander une précision » ou « transmettre », souvent les plus fréquentes.
- Écrire les critères observablesCe que la personne regarde réellement : une date, un montant, un lieu, un historique.
- Fixer ce qui remonte toujoursLes cas où une personne doit trancher, quel que soit le reste.
- Relire avec la personne qui décideElle corrige, complète, puis on fixe une date de revue.
Comptez une dizaine de minutes pour une première version, un peu plus si vous relisez réellement vos cas récents. C’est ce temps de relecture qui fait la qualité de la fiche : sans lui, on écrit la règle que l’on croit appliquer, pas celle que l’on applique.
Ce que chaque champ doit contenir
| Champ | Question à se poser | Piège fréquent |
|---|---|---|
| Nom de la décision | Quelle question tranche-t-on, exactement ? | Nommer un processus entier au lieu d’une décision |
| Qui la prend aujourd’hui | Qui a le dernier mot, et avec qui vérifie-t-il ? | Écrire « l’équipe » alors qu’une seule personne tranche |
| Fréquence | Combien de fois par semaine ou par mois ? | Oublier les périodes de pointe |
| Options envisagées | Quelles réponses possibles, concrètement ? | Oublier « rappeler » ou « demander une précision » |
| Critères | Qu’est-ce qui fait pencher d’un côté ou de l’autre ? | Des critères flous comme « le bon sens » |
| Ce qui remonte toujours | Dans quels cas une personne doit-elle trancher ? | Laisser ce champ vide « parce que ça n’arrive pas » |
| Coût d’une erreur | Que se passe-t-il si l’on se trompe, dans chaque sens ? | Ne penser qu’à une seule sorte d’erreur |
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La fiche en texte intégral, à recopier
Fiche de cadrage d’une décision, une page
- Nom de la décision : la question tranchée, en une phrase.
- Qui la prend aujourd’hui : la personne qui a le dernier mot, et avec qui elle vérifie.
- Fréquence : combien de fois par semaine ou par mois, périodes de pointe comprises.
- Options envisagées : trois ou quatre réponses possibles, dont « demander une précision ».
- Critères : ce qui fait pencher vers chaque option, en éléments observables.
- Ce qui remonte toujours : les cas où une personne tranche, quel que soit le résultat proposé.
- Coût d’une erreur : ce qui se passe si l’on se trompe, dans un sens puis dans l’autre.
Relue avec : ………………… Date : ………… Seuil retenu : …………
Remplissez votre fiche ou imprimez le modèle
Remplissez les sept champs : la fiche se met en forme au format A4, prête à imprimer ou à enregistrer en PDF. Vous préférez écrire à la main, en réunion ? Le lien « Imprimer un modèle vierge », sous le formulaire, imprime la même fiche avec des lignes à remplir.
Ce que cette fiche ne fait pas
- Elle ne dit pas si votre décision est automatisable.
- Elle ne recommande aucun outil.
- Elle ne fournit aucune estimation de gain ni de délai.
Comment elle fonctionne
Sans e-mail, sans compte. Le traitement et l’export sont locaux à votre navigateur : rien n’est envoyé à un serveur.
Un exemple rempli : un traiteur de Saint-Pierre
L’exemple qui suit est fictif : il ne décrit pas un client de DodoIA. Il montre à quoi ressemble une fiche bien remplie pour une petite entreprise réunionnaise : un traiteur de quatre personnes, installé à Saint-Pierre, qui reçoit des demandes de devis par e-mail, par téléphone et par sa page Facebook.
| Champ | Ce que le traiteur a écrit |
|---|---|
| Nom de la décision | Accepter, refuser ou rappeler une demande de devis pour un événement |
| Qui la prend aujourd’hui | La gérante, après avoir vérifié le planning avec le chef |
| Fréquence | Plusieurs demandes par semaine, davantage à l’approche des fêtes de fin d’année |
| Options envisagées |
|
| Critères | Date libre au planning ; nombre de couverts par rapport à ce que la cuisine peut produire ; lieu de l’événement (temps de route vers les Hauts) ; délai avant l’événement ; régimes particuliers demandés |
| Ce qui remonte toujours | Toute allergie déclarée ; tout client ayant déjà fait une réclamation ; tout événement hors du Sud ; toute demande de remise |
| Coût d’une erreur | Accepter une date déjà prise oblige à annuler et abîme la réputation. Refuser à tort fait perdre un client. Rappeler pour rien coûte quelques minutes. |
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Ce que cette fiche permet de voir
Relue à froid, la fiche fait apparaître trois choses. D’abord, deux critères sont vérifiables sans jugement : la date au planning et le nombre de couverts. Ce sont eux qu’un outil pourrait un jour contrôler pour préparer la réponse. Ensuite, la liste de ce qui remonte toujours, comme les allergies ou les réclamations passées, reste entre les mains de la gérante, quoi qu’il arrive.
Enfin, le coût d’une erreur n’est pas le même dans les deux sens : accepter à tort coûte bien plus cher que rappeler pour rien. En cas de doute, la bonne option par défaut est donc « rappeler ». C’est exactement le type de règle qu’il faut écrire avant de brancher quoi que ce soit. La grille pour savoir quelles décisions déléguer ou garder prend ensuite le relais pour trancher, et le guide brancher une décision IA dans n8n ou Make montre comment une telle règle se traduit dans un scénario.
Les erreurs fréquentes
- Cadrer un processus au lieu d’une décision. « La gestion des devis » contient une dizaine de décisions. Choisissez-en une, la plus fréquente ou la plus coûteuse.
- Écrire des options vagues. « Traiter la demande » n’est pas une option. Une option se reconnaît à ce qu’elle produit : un devis envoyé, un rappel, un refus.
- Oublier l’option « demander une précision ». Dans beaucoup de métiers, c’est la réponse la plus fréquente. Sans elle, la fiche force un choix qui n’existe pas.
- Garder des critères invérifiables. « Le client a l’air sérieux » ne se vérifie pas. Cherchez ce qui, concrètement, vous donne cette impression : un historique, un délai, un montant.
- Laisser vide ce qui remonte à une personne. C’est le champ qui protège l’entreprise. S’il est vide, ce n’est pas que les exceptions n’existent pas, c’est qu’elles n’ont pas encore été nommées.
- Remplir la fiche sans la personne qui décide. Une fiche rédigée par quelqu’un d’autre décrit la règle supposée. Faites relire, ou remplissez ensemble.
- Ne jamais la relire. Les critères changent avec l’activité. Notez une date de revue en bas de la fiche, par exemple au prochain changement de tarifs ou de saison.
Et après la fiche ?
Une fois la décision cadrée, trois suites sont possibles. Si la décision reste humaine, la fiche sert de règle commune et de support de passation. Si vous envisagez de la confier en partie à un outil, estimez d’abord le temps en jeu avec le calculateur de gain de temps IA, puis choisissez l’outil avec le comparateur n8n ou Make. Si vous préférez déléguer la construction, nos workflows d’automatisation sur mesure partent justement de ce type de fiche. Et si c’est votre équipe qui doit apprendre à cadrer ses décisions, la formation IA à La Réunion utilise cet exercice sur vos propres cas.
On prend le temps d’expliquer.
Vos questions, des réponses concrètes.
Qu’est-ce qu’une fiche de cadrage décision ?
Une page qui décrit une décision répétitive : qui la prend, à quelle fréquence, quelles options existent, sur quels critères on tranche, ce qui doit toujours remonter à une personne et ce que coûte une erreur. Elle rend explicite une façon de décider qui reste souvent implicite.
Quelle différence avec une note de cadrage de projet ?
Une note de cadrage de projet décrit un projet entier : objectifs, budget, planning, livrables. La fiche de cadrage décision se limite à une seule décision qui revient souvent. Elle peut servir d’annexe à une note de cadrage quand le projet consiste à automatiser cette décision.
Combien de temps faut-il pour la remplir ?
Une dizaine de minutes pour une première version. Comptez un peu plus si vous relisez vos derniers cas réels, ce qui rend la fiche nettement plus fidèle à ce qui se passe vraiment.
Puis-je l’utiliser sans projet d’automatisation ?
Oui. Elle sert aussi à harmoniser les pratiques entre deux personnes, à préparer une absence ou à former une nouvelle recrue. L’automatisation n’est qu’une des suites possibles.
Mes réponses sont-elles enregistrées ?
Non. La fiche est mise en forme dans votre navigateur et rien n’est envoyé à un serveur. Si vous avez accepté la mesure d’audience, seul le fait d’avoir généré ou imprimé une fiche est compté, sans son contenu.