Avant de parler d’outil ou de budget, une question simple : combien de temps votre équipe passe-t-elle sur des tâches qui reviennent chaque semaine ? Ce calculateur part uniquement de vos chiffres. Vous indiquez les minutes passées par tâche et la part que vous pensez pouvoir confier à l’IA ; il en déduit des heures par an.
Il répond à une question précise : combien d’heures l’IA peut-elle faire gagner à votre entreprise, et sur quelle tâche commencer ? Il ne s’appuie sur aucune moyenne de secteur ni sur aucune promesse d’éditeur. Le résultat vaut ce que valent vos chiffres : c’est un ordre de grandeur pour prioriser, pas un engagement.
Utiliser le calculateur en quatre gestes
| Réglage | Ce qu’il faut saisir | Conseil |
|---|---|---|
| Personnes concernées | Le nombre de personnes qui font ces tâches | Ne comptez que celles qui les font vraiment chaque semaine |
| Semaines travaillées | Les semaines d’activité par an | Retirez congés, fermetures et périodes creuses |
| Minutes par tâche | Le temps passé par semaine et par personne | Remplacez les exemples préremplis par vos propres mesures |
| Part que l’IA pourrait prendre | Non concerné, un quart, la moitié ou presque tout | En cas de doute, choisissez la part inférieure |
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Le coût horaire chargé est facultatif. Renseigné, il traduit les heures en montant : utile pour comparer à un devis, à condition de se rappeler qu’une heure libérée n’est pas une heure économisée tant qu’elle n’est pas réaffectée à autre chose.
Calculez votre temps récupérable
Estimation réalisée sur dodoia.re/outils/calculateur-gain-temps-ia. Chiffres saisis par l’entreprise, sans statistique extérieure.
| Tâche | Minutes par semaine et par personne | Part que l’IA pourrait prendre |
|---|---|---|
| Répondre aux messages et e-mails qui reviennent | ||
| Relancer les devis et les factures | ||
| Recopier une information d’un outil à l’autre | ||
| Préparer des devis et documents types | ||
| Chercher une information dans vos documents | ||
| Classer factures, justificatifs et pièces | ||
| Rédiger les comptes rendus de vos rendez-vous d’équipe | ||
| Répondre au téléphone pour les questions simples | ||
Les minutes affichées sont des exemples : remplacez-les par les vôtres. Rien n’est envoyé à un serveur, le calcul se fait dans votre navigateur.
Votre estimation
4,5 h par semaine
soit 201 heures par an, environ 29 jours de 7 h.
- Répondre aux messages et e-mails qui reviennent : 1,0 h par semaine
- Recopier une information d’un outil à l’autre : 0,8 h par semaine
- Préparer des devis et documents types : 0,5 h par semaine
Par où commencer : la tâche qui pèse le plus est « répondre aux messages et e-mails qui reviennent ». Voyez ce que permet le service E-mails automatisés, puis vérifiez avec la grille déléguer ou garder que la décision peut être confiée à un outil.
Une estimation construite avec vos propres chiffres, pas une promesse : le temps réellement gagné dépend de vos outils, de vos volumes et du temps de relecture que vous garderez.
Comment lire votre résultat
Le calcul est volontairement simple, pour que vous puissiez le refaire à la main : minutes par semaine × part confiée à l’IA × nombre de personnes, divisé par 60, donne des heures par semaine. On multiplie ensuite par le nombre de semaines travaillées pour obtenir des heures par an, puis on divise par 7 pour l’exprimer en journées.
Prenons un exemple de calcul, avec des chiffres choisis pour l’illustration : une personne passe 120 minutes par semaine à répondre aux mêmes questions par e-mail et estime que l’IA pourrait en prendre la moitié. Cela fait 60 minutes, soit une heure par semaine. Sur 45 semaines, on arrive à 45 heures par an, un peu plus de six journées de 7 heures.
Sous le total, les trois tâches qui pèsent le plus sont listées, et le calculateur désigne la première comme point de départ. C’est votre candidate naturelle pour commencer, à une condition : que son erreur se voie et se corrige vite. Si ce n’est pas le cas, passez à la suivante. Le résultat se copie, s’imprime ou se partage par lien, pour en discuter avec votre équipe.
Les repères du calcul et leurs sources
| Repère | Valeur retenue | Source |
|---|---|---|
| Durée d’une journée | 7 heures | Service-public.fr : durée légale de 35 heures par semaine |
| Semaines travaillées | 45 par défaut, modifiable | Service-public.fr : 5 semaines de congés payés par an |
| Part confiée à l’IA | Votre estimation | Aucune statistique extérieure : la part dépend de votre tâche et de la relecture que vous gardez. |
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Les 45 semaines retirent des 52 semaines de l’année les cinq semaines de congés payés et environ deux semaines de jours fériés et d’absences. Ajustez ce chiffre à votre situation réelle.
Comment obtenir une estimation honnête
- Mesurer une semaine normaleNotez le temps réellement passé par tâche, pas celui que vous imaginez.
- Choisir une part prudenteEn cas de doute, prenez « un peu » : la relecture humaine prend aussi du temps.
- Commencer par la plus grosse tâcheCelle qui pèse le plus en heures, si son erreur se voit et se corrige vite.
La part « presque tout » ne s’applique qu’aux tâches très cadrées, comme une relance qui part toujours au même moment ou un document rangé selon une règle claire. Pour une décision qui engage l’entreprise, gardez la main : la grille déléguer ou garder vous aide à trancher.
Quel service pour quelle tâche
| Tâche | Ce que l’IA peut faire | Service DodoIA |
|---|---|---|
| Messages et e-mails récurrents | Trier, proposer une réponse, router vers la bonne personne | E-mails automatisés |
| Relances, devis, classement | Déclencher la relance, préremplir le devis, ranger la pièce | Automatisation |
| Ressaisie entre outils | Faire passer l’information d’un logiciel à l’autre | Intégration sur mesure |
| Recherche dans vos documents | Retrouver la réponse avec sa source | Assistant documentaire |
| Comptes rendus d’équipe | Rédiger une première version à relire | Comptes rendus automatisés |
| Questions simples au téléphone | Répondre aux questions fréquentes, orienter les appels | Accueil vocal |
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Une fois la tâche prioritaire repérée, décrivez la décision qu’elle contient avec la fiche de cadrage décision, puis choisissez l’outil avec le comparateur n8n ou Make. Le guide quelles décisions métier automatiser avec l’IA explique pourquoi on commence par les tâches dont l’erreur est visible, et brancher une décision IA dans n8n ou Make montre à quoi ressemble ensuite le circuit.
Ce que le calculateur ne mesure pas
- Le temps de mise en place. Construire, tester et ajuster une automatisation prend du temps, à déduire des premiers mois.
- Le temps de relecture. Une réponse préparée par l’IA se relit. C’est pour cela que la part « presque tout » reste rare.
- Le coût des outils. Abonnements et consommations s’ajoutent, et varient selon le volume.
- La qualité. Un gain de temps sur une tâche mal faite n’en est pas un. Les tâches à fort enjeu restent humaines.
Pour savoir ce qu’un tel projet coûte une fois le temps estimé, voyez ce qui compose le coût d’une automatisation. Si votre équipe préfère apprendre à le faire elle-même, la formation IA à La Réunion part de ces mêmes tâches. D’autres outils gratuits vous attendent sur la page outils IA gratuits pour TPE.
On prend le temps d’expliquer.
Vos questions, des réponses concrètes.
D’où viennent les chiffres du calculateur ?
Uniquement de vous. Les minutes préremplies sont des exemples à remplacer, et la part automatisable est votre propre estimation. Le calculateur ne s’appuie sur aucune statistique extérieure.
Mes données sont-elles envoyées quelque part ?
Non. Le calcul se fait dans votre navigateur. Si vous avez accepté la mesure d’audience, seul le fait d’avoir copié, partagé ou imprimé le résultat est compté, sans le détail de vos tâches. Le lien de partage contient vos chiffres : ne l’envoyez qu’aux personnes concernées.
Comment calculer le gain de temps de l’IA à la main ?
Multipliez les minutes passées par semaine sur une tâche par la part que l’IA pourrait prendre et par le nombre de personnes, puis divisez par 60 : vous obtenez des heures par semaine. Multipliez par vos semaines travaillées pour obtenir des heures par an.
Quelle part choisir si je ne sais pas ?
La plus prudente. « Un peu » convient à la plupart des tâches où une personne relit chaque résultat. « Presque tout » ne s’applique qu’aux tâches très cadrées, dont l’erreur se voit tout de suite.
Le temps estimé est-il garanti ?
Non. C’est un ordre de grandeur pour décider par où commencer. Le gain réel dépend de vos outils, de vos volumes et du temps de relecture que vous garderez.