Vos équipes utilisent déjà des assistants comme ChatGPT, parfois sans règle commune. Une charte d’une page suffit pour dire ce qui est autorisé, ce qui ne se saisit jamais dans un outil d’IA et qui relit avant d’envoyer. Répondez aux huit questions : la charte se rédige au fur et à mesure, prête à imprimer et à faire signer.
Une charte IA d’entreprise, aussi appelée charte d’utilisation de l’IA, n’a rien d’un document réservé aux grands groupes. Pour une TPE, elle répond à trois risques très concrets : une donnée client collée dans un outil grand public, un devis envoyé sans relecture, un nouvel outil adopté sans que personne ne le sache. Elle sert aussi de première trace écrite des règles données à l’équipe, utile si vous devez montrer ce que vous avez mis en place pour la maîtrise de l’IA demandée par le règlement européen.
Rédigez votre charte en huit questions
Votre charte
Charte d’usage de l’intelligence artificielle — notre entreprise
1. Pourquoi cette charte
Cette charte fixe les règles communes pour utiliser les outils d’IA au travail dans notre entreprise : ce qui est autorisé, ce qui ne l’est jamais, et qui contacter en cas de doute.
2. Les outils autorisés
Outils autorisés : ChatGPT, les fonctions IA intégrées à nos logiciels.
Uniquement avec les comptes fournis par l’entreprise : pas de compte personnel pour une tâche professionnelle.
Tout autre outil est validé par la personne référente désignée par la direction avant d’être utilisé.
3. Ce qu’on ne saisit jamais dans un outil d’IA
• Les données personnelles de nos clients (noms, coordonnées, historiques)
• Les informations sur les salariés (paie, santé, évaluations)
• Toute donnée de santé
• Les coordonnées bancaires et les moyens de paiement
• Les mots de passe, codes et accès à nos outils
• Les contrats, devis et documents marqués confidentiels
En cas de doute sur une information, on ne la saisit pas et on pose la question.
4. La relecture humaine
Une personne relit et valide avant envoi :
• Tout message ou document envoyé à un client
• Toute publication sur le site ou les réseaux sociaux
• Tout document qui contient des chiffres, un prix ou un engagement
• Toute décision qui concerne une personne (recrutement, évaluation)
L’IA peut se tromper avec assurance : chaque fait, chiffre ou référence est vérifié par la personne qui l’utilise, et c’est elle qui en répond.
5. La transparence
Nous le signalons quand un contenu destiné à l’extérieur a été produit pour l’essentiel par l’IA.
6. Le référent et les signalements
Référent IA : la personne référente désignée par la direction. C’est la personne à qui l’on demande de valider un nouvel outil, et à qui l’on signale une erreur ou une donnée saisie par erreur.
Un signalement se fait le jour même, sans reproche : plus il est rapide, plus il est facile à corriger.
7. Formation et mise à jour
Chaque personne qui utilise l’IA au travail reçoit une présentation de cette charte et des bases des outils autorisés.
La charte est relue tous les 12 mois, et à chaque nouvel outil.
Lu et approuvé — Nom : ……………… Date : ……………… Signature : ………………
Modèle généré sur dodoia.re/outils/generateur-charte-ia
Un modèle de cadrage interne à adapter, pas un avis juridique.
Bien répondre aux huit questions
| Question | Ce qu’elle fixe | Conseil pour une TPE |
|---|---|---|
| 1. Nom de l’entreprise | L’en-tête de la charte | Le nom tel qu’il apparaît sur vos documents |
| 2. Outils autorisés | La liste fermée des outils permis | Ne cochez que ceux que l’équipe utilise déjà ou doit utiliser |
| 3. Comptes utilisés | Comptes de l’entreprise ou comptes personnels | Les comptes de l’entreprise permettent de reprendre la main au départ d’une personne |
| 4. Données à ne jamais saisir | Ce qui ne sort jamais de l’entreprise | Dans le doute, cochez : on assouplit plus facilement qu’on ne rattrape une fuite |
| 5. Relecture humaine | Ce qui est relu avant de partir | Tout ce qui engage l’entreprise : prix, délais, engagements |
| 6. Signaler l’usage de l’IA | La transparence vis-à-vis des clients | Choisissez une règle que l’équipe appliquera vraiment |
| 7. Référent IA | La personne à qui poser la question | Un nom ou une fonction, joignable au quotidien |
| 8. Fréquence de relecture | Le rythme de mise à jour | Relisez aussi à chaque nouvel outil adopté |
Faites défiler le tableau pour comparer les colonnes
La charte générée tient en sept rubriques, dans un ordre fixe, avec une ligne « Lu et approuvé » pour la signature. Vous pouvez la copier pour l’adapter dans votre traitement de texte : c’est un point de départ, pas un texte figé.
Ce que contient une charte utile
| Rubrique | À quoi elle sert | Exemple de règle |
|---|---|---|
| Outils autorisés | Éviter les outils inconnus pour des données de travail | Uniquement les comptes fournis par l’entreprise |
| Données interdites | Protéger clients, salariés et secrets | Aucune coordonnée bancaire dans un outil d’IA |
| Relecture humaine | Une personne répond de ce qui part | Tout devis relu avant envoi |
| Transparence | Dire clairement aux clients ce qui vient de l’IA | Mention quand l’IA a produit l’essentiel |
| Référent | Savoir à qui poser la question | La gérante valide chaque nouvel outil |
| Signalement | Corriger vite une erreur ou une fuite | Signalement le jour même, sans reproche |
| Formation et révision | Garder la charte vivante | Relecture tous les douze mois |
Faites défiler le tableau pour comparer les colonnes
La rubrique des données interdites est la plus importante. Le guide vérifier avant d’envoyer des données client à une IA détaille les contrôles à faire avant de confier un document à un outil.
Un exemple de charte complète, en texte
Voici à quoi ressemble une charte d’une page, rédigée pour une entreprise fictive de cinq personnes. Recopiez-la et adaptez chaque rubrique, ou générez la vôtre avec le formulaire ci-dessus.
Charte d’usage de l’intelligence artificielle (exemple)
- Outils autorisés. Nous utilisons uniquement les comptes professionnels fournis par l’entreprise. Tout nouvel outil est validé par la référente avant usage.
- Données interdites. Nous ne saisissons jamais de nom de client, de coordonnées, de numéro de dossier, de donnée bancaire ni d’information sur un salarié dans un outil d’IA.
- Relecture humaine. Tout texte produit avec l’IA est relu par la personne qui l’envoie. Les devis, les factures et les réponses à une réclamation sont toujours relus avant envoi.
- Transparence. Quand l’IA a produit l’essentiel d’un document remis à un client, nous le disons.
- Référente. La gérante répond aux questions sur l’usage de l’IA et tient la liste des outils autorisés.
- Signalement. Une erreur ou une donnée saisie par mégarde se signale le jour même à la référente, sans reproche.
- Formation et révision. Chaque nouvel arrivant reçoit cette charte. Elle est relue tous les douze mois, ou dès qu’un nouvel outil est adopté.
Lu et approuvé, le ………… Nom et signature : ………………
Faire vivre la charte en trois étapes
- Présenter la charte à l’équipeTrente minutes pour la lire ensemble, avec deux exemples tirés de votre activité.
- Faire signer et garder une traceUne copie signée par personne, et la date de présentation notée.
- Former aux bons réflexesConsignes, vérification des réponses, données à protéger : sur vos cas réels.
Une charte ne couvre pas tout. Elle fixe des règles d’usage général ; elle ne dit pas quelles décisions confier à un outil automatisé. Pour cela, la grille déléguer ou garder une décision et la fiche de cadrage décision prennent le relais, et le guide quelles décisions métier automatiser avec l’IA détaille la démarche.
Pour la troisième étape, la formation IA à La Réunion part de vos propres documents. Si l’usage s’étend à vos procédures internes, un assistant documentaire respecte les accès de chacun. Et pour savoir si vos équipes doivent être formées, faites le test « Dois-je former mon équipe à l’IA ? ». Quand vos usages passent de l’assistant de rédaction à l’automatisation, nos workflows d’automatisation appliquent les mêmes règles de relecture, et le guide brancher une décision IA dans n8n ou Make montre où placer le contrôle humain dans un scénario.
Les limites de ce modèle
- Il ne vérifie pas les conditions d’utilisation des outils que vous autorisez : lisez-les, notamment sur la réutilisation des données saisies.
- Il ne remplace ni le règlement intérieur ni un avis juridique.
- Il ne couvre pas les usages à haut risque, comme le tri de candidatures : ceux-là demandent un cadrage spécifique.
On prend le temps d’expliquer.
Vos questions, des réponses concrètes.
Cette charte est-elle un document juridique ?
Non. C’est un modèle de cadrage interne, à adapter à votre activité. Pour la rendre opposable, par exemple en l’intégrant au règlement intérieur, faites-vous conseiller : cette intégration suit une procédure précise.
Qu’est-ce qu’une charte IA d’entreprise ?
Un document interne qui fixe les règles d’utilisation des outils d’intelligence artificielle au travail : outils autorisés, données à ne jamais saisir, relecture humaine, transparence, personne référente et mise à jour.
Une charte IA est-elle obligatoire ?
Aucun texte n’impose une charte en tant que telle. Le règlement européen sur l’IA demande en revanche aux entreprises dont le personnel utilise l’IA de prendre des mesures pour favoriser sa maîtrise de l’IA : une charte présentée à l’équipe fait partie des mesures simples à documenter.
Faut-il la faire signer ?
Ce n’est pas indispensable, mais une signature datée garde une trace que chaque personne a reçu et lu les règles.
Mes réponses sont-elles enregistrées ?
Non. La charte se génère dans votre navigateur. Si vous avez accepté la mesure d’audience, seul le fait de l’avoir imprimée ou copiée est compté, sans son contenu.
Retrouvez aussi tous nos outils IA gratuits pour TPE.