Les repères DodoIA
Pour décider avec des repères concrets.
Partir de votre quotidien.DodoIA · Mis à jour le 8 octobre 2026
Choisir les questions utiles
Listez les questions que l’équipe pose réellement : retrouver une procédure, vérifier une condition ou préparer une réponse. Pour chacune, identifiez un document de référence. Vous pourrez ainsi vérifier si l’assistant aide effectivement à résoudre le besoin.
Les cinq documents à préparer en premier
Inutile de tout importer au départ. Cinq familles de documents couvrent une grande partie des questions posées par une équipe ou par des clients. Pour chacune, désignez une version de référence et la personne qui la tient à jour.
| Document | Questions auxquelles il répond | Point à vérifier |
|---|---|---|
| Procédures internes | Comment fait-on telle tâche, dans quel ordre ? | La version en vigueur, pas un ancien brouillon. |
| Tarifs et conditions | Quel prix, quelles conditions de vente ou de service ? | La date de validité et les cas particuliers. |
| Questions fréquentes | Ce que les clients demandent le plus souvent. | Des réponses validées, pas des réponses improvisées. |
| Contrats types | Quelles clauses, quels engagements ? | Les documents réservés à certaines personnes. |
| Fiches produits ou services | Caractéristiques, délais, compatibilités. | Les produits retirés ou les services arrêtés. |
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Nettoyer le corpus de départ
Repérez les doublons, les brouillons et les versions périmées. Donnez un titre explicite aux documents et attribuez une responsabilité de mise à jour. Un petit ensemble fiable permet de tester le fonctionnement avant d’ajouter des archives difficiles à interpréter.
Conserver les droits d’accès
Une réponse ne doit pas dévoiler un document auquel son destinataire ne peut pas accéder. Définissez les groupes, les documents sensibles et les personnes habilitées. N’importez pas des informations personnelles ou confidentielles dans un outil public sans avoir vérifié que son usage est adapté.
Demander des sources, vérifier le contexte
Une citation doit permettre de retrouver le passage utilisé et sa version. Elle ne suffit pas à garantir que la réponse interprète correctement le document. Testez aussi les questions sans réponse et les sources contradictoires : l’assistant doit pouvoir signaler une limite et orienter vers une personne.
Pour choisir entre un outil généraliste déjà configuré et un assistant dédié à vos documents, comparez ChatGPT et un assistant d’entreprise.
Ce qui se passe quand un document manque
Un assistant bien configuré ne comble pas un trou par une invention. Si aucun document ne répond à la question, il doit le dire clairement et orienter vers une personne. Ce comportement se teste avant la mise en service, avec des questions volontairement hors du corpus. Chaque « je ne sais pas » signale aussi un document à ajouter ou à mettre à jour.
- Question poséePar un salarié ou un client.
- Recherche dans les documentsUniquement ceux que la personne a le droit de voir.
- RéponseAvec la source citée, ou un aveu de limite.
- Un document à jour répond à la questionRéponse avec la source et sa version.
- Aucun document ne répond« Je ne sais pas », puis orientation vers une personne, et document à ajouter.
Prévoir l’entretien
Qui retire une procédure obsolète ? Quand les nouveaux documents deviennent-ils accessibles ? Que se passe-t-il si un droit change ? Ces questions font partie du projet. Gardez un jeu de questions de référence pour contrôler les réponses après une mise à jour importante.
L’entretien pèse dans le budget d’un assistant documentaire. Quand les sources vivent dans un logiciel métier sans export simple, la connexion relève d’une intégration sur mesure.
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Pour aller plus loin
Les repères de la CNIL sur l’IA générative complètent les précautions sur les données et la vérification des réponses.
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