Préparer les documents
d’un assistant IA

Choisir les questions utiles

Listez les questions que l’équipe pose réellement : retrouver une procédure, vérifier une condition ou préparer une réponse. Pour chacune, identifiez un document de référence. Vous pourrez ainsi vérifier si l’assistant aide effectivement à résoudre le besoin.

Nettoyer le corpus de départ

Repérez les doublons, les brouillons et les versions périmées. Donnez un titre explicite aux documents et attribuez une responsabilité de mise à jour. Un petit ensemble fiable permet de tester le fonctionnement avant d’ajouter des archives difficiles à interpréter.

Conserver les droits d’accès

Une réponse ne doit pas dévoiler un document auquel son destinataire ne peut pas accéder. Définissez les groupes, les documents sensibles et les personnes habilitées. N’importez pas des informations personnelles ou confidentielles dans un outil public sans avoir vérifié que son usage est adapté.

Demander des sources, vérifier le contexte

Une citation doit permettre de retrouver le passage utilisé et sa version. Elle ne suffit pas à garantir que la réponse interprète correctement le document. Testez aussi les questions sans réponse et les sources contradictoires : l’assistant doit pouvoir signaler une limite et orienter vers une personne.

Pour choisir entre un outil généraliste déjà configuré et un assistant dédié à vos documents, comparez ChatGPT et un assistant d’entreprise.

Prévoir l’entretien

Qui retire une procédure obsolète ? Quand les nouveaux documents deviennent-ils accessibles ? Que se passe-t-il si un droit change ? Ces questions font partie du projet. Gardez un jeu de questions de référence pour contrôler les réponses après une mise à jour importante.

L’entretien pèse dans le budget d’un assistant documentaire. Quand les sources vivent dans un logiciel métier sans export simple, la connexion relève d’une intégration sur mesure.