Automatisation des e-mails à La Réunion Une boîte mail qui avance.
Classer les demandes, retrouver le contexte et préparer un brouillon avant votre validation. Depuis Saint-Pierre, sur place à La Réunion ou à distance en visio partout en France.
L’automatisation des e-mails trie, classe et prépare. L’envoi d’un message qui engage l’entreprise reste une décision humaine : c’est le principe de toutes nos mises en place, à La Réunion comme à distance.
La part de l’automatisme et la part de votre équipe
La part de l’automatisme et la part de votre équipe
Automatique
Validé par une personne
Classer la demande et proposer une personne responsable.
Corriger le classement des cas ambigus.
Retrouver le contexte : client, devis, échanges précédents.
Vérifier que le contexte est le bon.
Préparer le brouillon de réponse ou de relance.
Relire, ajuster et envoyer.
Signaler un message sans catégorie ou une relance en attente.
Décider de la suite à donner.
Faites défiler le tableau pour comparer les colonnes
Le point de départ
Ça vous parle ?
Une situation réelle. Une solution utile.
Loïs PerrigonFondateur de DodoIA · Développement & IA
Ce qui vous prend du temps.
Les mêmes questions reviennent et les messages importants se perdent au milieu des notifications.
Ce qu’on construit avec vous.
Nous mettons en place un tri adapté à votre activité et une aide à la rédaction, en gardant votre équipe aux commandes des envois.
Exemple de scénario à adapter
Une demande de devis est classée, enrichie avec les informations client et présentée à votre équipe pour traitement.
Un premier chantier. Un chemin clair.
01
Choisir les catégories et les règles de traitement.
02
Relier les documents nécessaires aux réponses.
03
Tester les brouillons et les exceptions avec votre équipe.
Selon votre projet : Messagerie · Documents · Validation humaine
Une équipe qui reçoit des demandes répétitives et souhaite les classer ou préparer des réponses.
Les livrables à cadrer
Des règles de tri et de routage explicites.
Une préparation de réponses avec les sources retenues.
Un circuit de validation et une gestion des exceptions.
Les limites à connaître
Ce parcours concerne les messages entrants. Une campagne de prospection est un besoin distinct à cadrer ; la préparation d’un brouillon n’autorise pas son envoi automatique.
Comment on vérifie
Vérifier les catégories et les brouillons sur un échantillon représentatif, avec les messages ambigus et les pièces manquantes.
Repérer les devis en attente et préparer un brouillon.
Confirmer que la relance reste utile, vérifier le destinataire et le message.
Accusé de réception
Préparer la confirmation et classer la demande.
Vérifier le contenu et éviter une promesse de délai non convenue.
Tri des demandes
Proposer une catégorie et une personne responsable.
Corriger le classement et reprendre les cas ambigus.
Pièces récurrentes
Préparer le message et les documents prévus.
Vérifier version, destinataire, droits et pièces jointes.
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Ces scénarios conservent une validation humaine avant l’envoi. Une réponse reçue, un devis modifié ou une demande déjà traitée doivent pouvoir interrompre la préparation. Les exceptions sont signalées à l’équipe ; elles ne doivent pas disparaître dans un classement automatique.
Demande reçue.
Tri proposé.
Brouillon préparé.
Validation humaine.
Envoi et suivi.
Un circuit voisin produit un compte rendu de réunion automatisé : source autorisée, brouillon, relecture puis diffusion. Les accès et la conservation sont définis selon le projet.
On prend le temps d’expliquer.
Vos questions, des réponses concrètes.
Qui valide les messages ?
Dans les scénarios décrits ici, une personne vérifie le destinataire, le texte et les pièces avant l’envoi. L’automatisation prépare le travail et signale les exceptions.
Peut-on préparer des relances de devis ?
Oui, si les données et les accès le permettent. Le circuit repère les dossiers en attente et prépare un brouillon. Votre équipe confirme que la relance est toujours pertinente avant de l’envoyer.
Relances automatiques : le scénario type.
Un scénario de relance automatisé suit une règle simple, écrite avec vous : quel devis relancer, après combien de jours, avec quel message. Il s’arrête dès que la situation change.
1Devis envoyéLa date d’envoi est enregistrée.
2Délai écouléLe délai convenu avec vous est atteint.
3Brouillon préparéRelance rédigée avec le contexte du devis.
4ValidationUne personne relit, ajuste et envoie.
Aucune réponse, devis toujours ouvertLa relance est proposée à votre équipe
Réponse reçue, devis signé ou annuléLe scénario s’arrête, rien n’est préparé
Le scénario de relance automatisé, de l’envoi du devis à la relance validée
Les mêmes règles servent aux relances commerciales : pour préparer en amont la liste des contacts à relancer, structurer votre prospection évite d’écrire deux fois à la même personne.
